Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc và tiết kiệm hơn 80% chi phí văn phòng phẩm, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Do đó, hiện đại hóa quản trị văn phòng thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử là một xu hướng tất yếu. Được phát triển trên nền tảng công nghệ Microsoft SharePoint Server, phần mềm văn phòng điện tử SurePortal hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất.
Quản trị văn phòng tinh gọn, giảm gánh nặng hành chính
Với mục tiêu thay thế mô hình văn phòng giấy tờ truyền thống, SurePortal cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình công việc, lưu trữ tài liệu / văn bản, theo dõi quá trình từ lúc nhập đến lúc trình duyệt, xử lý và kết thúc thông qua tính năng số hóa nội dung văn phòng, thư viện số… Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho các hoạt động hành chính. Hệ thống được thiết kế hướng đến tiêu chí 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ - Săn Sóc – Sẵn sàng) giúp môi trường làm việc của doanh nghiệp sẽ được tinh gọn, xanh – sạch, chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
Các chức năng tổng quát của văn phòng điện tử SurePortal
Nếu như trước đây, doanh nghiệp thường "đau đầu" với các câu hỏi: Làm sao để quản lý khối lượng thông tin ngày càng lớn? Hay phải tổ chức, sắp xếp tài liệu, hồ sơ như thế nào để an toàn và dễ dàng tìm thấy khi cần đến? Thì nay, SurePortal đã giải quyết được vấn đề khi tổ chức lưu trữ tất cả các thông tin để sẵn sàng phục vụ công việc điều hành, sản xuất, kinh doanh. Hệ thống số hóa nội dung của SurePortal giúp người dùng dễ dàng phân loại, lập chỉ mục lưu trữ tài liệu, luân chuyển nội dung đến phòng ban và người dùng chỉ định.
Bên cạnh đó, chức năng quản lý văn phòng của SurePortal còn giúp các doanh nghiệp số hóa các qui trình hành chính văn phòng: người dùng có thể thực hiện các khâu đăng ký, phê duyệt và điều phối cho các hoạt động thường ngày như đăng ký xe, phòng họp, trang thiết bị phục vụ cho công việc hoặc kỳ nghỉ phép … dễ dàng với chỉ vài thao tác click chuột. Đây là cách thức phần mềm văn phòng điện tử nâng cao tác phong làm việc của người dùng, tạo sự thay đổi tích cực việc xử lý thông tin từ cấp lãnh đạo đến cán bộ nhân viên, và tiết kiệm thời gian vận hành.
Quy trình xử lý linh hoạt, nhanh chóng và chính xác
Phần mềm văn phòng điện tử SurePortal được đánh giá là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh khi giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý, điều hành, tra cứu và khai thác toàn bộ thông tin của công ty mọi lúc, mọi nơi trên tất cả các thiết bị ngoại vi. Chỉ cần kết nối Internet, cấp lãnh đạo của doanh nghiệp dù ở bất kỳ đâu có hay không ở đơn vị vẫn có thể trao đổi thông tin, theo dõi tiến trình thực hiện công việc đã giao và điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp mà không bị giới hạn bởi thời gian, không gian địa lý. Đối với nhân viên, hệ thống trao đổi tương tác trong chức năng truyền thông nội bộ của SurePortal giúp nhân viên tiếp cận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
Sự linh hoạt của SurePortal còn thể hiện qua công cụ tự định nghĩa quy trình xử lý động. Cụ thể, người dùng có thể tự thiết lập điều chỉnh hay bổ sung mới các quy trình xử lý phù hợp với nhu cầu của tổ chức mình. SurePortal có giao diện được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, cho phép khai thác từ nhiều thiết bị khác nhau như PC/Laptop, Tablet, Smart Phone. Đồng thời, SurePortal tích hợp với hệ thống khác như Fax server, máy scan, email Server, Chat Server… giúp hợp nhất hệ thống thông tin của đơn vị.
Được bình chọn đạt giải thưởng Microsoft Country of the Year năm 2012 với hơn 3.000 phiếu bầu từ 100 nước phát triển công nghệ trên thế giới, SurePortal là một trong những phần mềm văn phòng điện tử hiện đang được sử dụng phổ biến hiện nay, mang lại hiệu quả quản lý cho rất nhiều tổ chức nhà nước và doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.
Mọi thông tin tư vấn, hỗ trợ về phần mềm văn phòng điện tử SurePortal, vui lòng liên hệ Công ty CP Tin học Lạc Việt:
- Tel: (+84) 38 444929
- Email: cs@lacviet.com.vn
